نقش مسئول دفتر در مدیریت یک سیستم

مسئول-دفتر

ارزش افراد در یک جامعه ویا یک سیستم

رشد سریع علم در جوامعه امروز باعث میشود  که جهان را از راه علم بشناسیم و مهارتی را استفاده کنیم که  همیشه در حال پیشرفت و تکامل است. با پیشرفت علمی و عقلی انسان ثابت شده که میتواند پایه های پیشرفت و ترقی محیط زندگی انسان ها را بهبود ببخشد. منابع انسانی هر کشور از بزرگترین منابع اقتصادی کشور است و تنوع و درجه تخصص مهارت و خصال و عادات افراد یک ملت تعیین میکند که از سایر منابع اقتصادی تا چه حد و چگونه بهره برداری کنند. در یک جامعه و سازمان نیروی انسانی را میتوان از طریق آموزش با نظام های اجتماعی و تکنولوژی همسو کرد و کیفیت آنان را ارتقاء بخشید و نقش و تاثیر آن را در بازدهی شرکت ها و موسسات فعال کشور دید.

چرا یک مدیر نیازمند یک منشی و یا مسئول دفتر است؟

 با توجه به محدودیت زمان و حجم وظایف و تکالیف مدیران از فعالیت های واحدهای تحت نظر و پاسخ به درخواست های کارکنان و سایر امور مربوطه ضروری است. این وظایف طبق یک برنامه منظم و صحیح به مورد اجرا گذارده شود تا برای اعمال مدیریت فرصت کافی موجود باشد و از اتلاف وقت در امور جاری خود داری شود.

پس آیا می توان پذیرفت که یک مدیر پرمشغله بدون داشتن یک مسئول دفتر قوی آموزش دیده و منظم در کارش موفق شود و آیا مسئول دفتر یک کارمند معمولی برنامه ریز و یا محرم اسراری قابل اعتماد است. وقت مدیران معمولا محدود است و وظایف متعددی دارند ،به همین دلیل این وظایف باید طبق یک برنامه به اجرا درآید.

جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید

مسئول دفتر با استفاده از معلومات و تجربیات اداری خود عهده دار بخشی از وظایف و مسئولیت های حوزه مدیریت میشود که تمامی اطلاعات مورد نیاز از طریق او به مدیر منتقل میشود و او در اولین گام او باید یک فرد مورد اعتماد و راز دار باشد ،چرا که;

 یک مسئول دفتر روزانه حتی بیش از افراد خانواده مدیر او را می بیند و خصوصیات رفتاری و شخصی او را میشناسد. از مشکلات و گرفتاری های شخصی و اداری او با خبر میشود، با او همراهی و برای رفع آنها برنامه ریزی میکند، برنامه کارش را تدارک می بیند، نیازها و مقتضیات اداری را میشناسد و به او امکان میدهد که از وقت، فکر، ابتکار، دانش و تجربه خود حداکثر استفاده را ببرد. پس مسئول دفتر برنامه ریز مدیر است .مراجعان وکارکنان یک سازمان سیمای مدیر را در آیینه مسئول دفتر آن واحد می بینند و برآن اساس قضاوت میکنند.  مسئول دفتر علاوه برداشتن اطلاعات لازم در زمینه امور اداری یک سازمان و حوزه مدیریت باید دارای ویژگی هایی نیز باشد تا مورد قبول مدیریت و سازمان ذیربط قرار گیرد.

 

ویژگی های مسئول دفتر

  •  ویژگی های شخصیتی و رفتاری مسئول دفتر
  •  ویژگی های اداری واطلاعات مربوط به کار در سازمان
  • به نتیجه رساندن کار مراجعین

ویژگی های شخصیتی و رفتاری یک مسئول دفتر شامل مثبت اندیشی، هوشیاری، حضور ذهن، اعتماد به نفس، راز داری، وظیفه شناسی، قدرت تصمیم گیری، ابتکار، خونسردی، دلسوزی، احساس مسئولیت و از همه مهمتر مشکل دیگران را مشکل خود پنداشتن و این رمز موفقیت یک سازمان و فراتر از آن یک جامعه است

ویژگی های اداری و اطلاعاتی:

مسئول دفتر باید از اطلاعات عمومی در زمینه مدیریت سازمان، مسائل پرسنلی، ضوابط و مقررات اداری، دستورالعمل ها، آئین نامه های داخلی سازمان وآگاهی کامل داشته باشد

آگاهی مسئول دفتر از موارد فوق و استفاده درست و به موقع از سیستم های اداری و ارتباطی و نحوه کار با آنها و رعایت سلسله

مراتب اداری موجب موفقیت بیشتر در ایفای وظایفش و رسیدن به هدف واحد و سازمان ذیربط می شود.

جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید

 به نتیجه رساندن کار مراجعین:

 ضمن رعایت اصول اخالقی در ارتباط با کار مراجعین سرعت، دقت، وقت شناسی و تکریم ارباب رجوع را در نظر گرفته و در کمترین زمان مراجعین را به نتیجه مطلوب و قانونی کار برساند. یک مسئول دفتر باید با هوشمندی به امور دفتر بپردازد به گونهای که هیچ خدشهای به نظام دفتر و مدیریت آن وارد نشود. هیچ نکته و حرکتی از دید تیزبین مسئول دفتر پنهان نماند. آگاهی مسئول دفتر از اوضاع حوزههای مختلف کاری؛ یعنی، آگاهی مستقیم مدیر ارشد آن واحد. یکی از وظایف حساس و پراهمیت مسئول دفتر ایجاد ارتباط درست و برخورد مناسب با همکاران به ویژه ارباب رجوع است. برخورد درست و منضبط به شخصیت مسئول دفتر ارزش و اعتبار واالیی میدهد. وظایف کلیدی پست مسئول دفتر در دانشگاه تهران تنظیم برنامه روزانه هفتگی و ماهانه سرپرست برحسب نیاز. مرتب نمودن نامههایی که سرپرست باید مطالعه، مالحظه یا امضاء نماید واعاده آنها به همکاران در واحدهای مربوطه. –تنظیم اوقات جلساتی که در دفتر ریاست و معاونت تشکیل می شود.

  • تماس بامراجعین، کارکنان و روسای سایر ادارات.
  • مطلع نمودن کارمندان وکارشناسان و مشاوران حقوقی از دستورات مدیریت.
  • لیست نکات فوق در دفتر مخصوص ثبت و ضبط شود.
  • حفظ و نگهداری اطالعات محرمانه. –تنظیم نامههای اداری طبق دستور مقام مافوق.
  • رعایت طرح تکریم ارباب رجوع، پاسخگویی به ارباب رجوع و راهنمایی و ترتیب مالقات مراجعین و مراقبت در حسن جریان امور.
  • ارسال یادداشت و یادآوری تاریخ تشکیل جلسات.
  • پیگیری کارهای محوله از طرف مدیریت تا حصول نتیجه.

 هر دفتری بنابر جایگاه مدیر ارشد خود چه در سازمان و چه در فضای برونی هر روز مراجعات مختلف اعم از تلفنی، مکاتبهای و یا حضوری دارد.  مهمترین بخش مسئولیت یک مسئول دفتر انجام دادن کار دقیق و به موقع در این بخش است. اولویت بندی امور نقش بسزایی در اثر بخشی به موقع و کارآمدترین روش کاری مسئول دفتر است.

جهت شرکت در دوره آموزشی مسئولین دفاتر کلیک کنید

هر کدام از مراجعات فوق خود به چندین دسته تقسیم می شوند:

مراجعات تلفنی: شامل عرایض مستقیم با مدیر یا پیغامهای تلفنی برای مدیر، درخواستهای تلفنی درون سازمانی، درخواستهای تلفنی برون سازمانی، درخواستهای تلفنی از مسئول دفتر مراجعات مکاتب های شامل مکاتبات محرمانه، مکاتبات اداری درون سازمانی، مکاتبات اداری برون سازمانی، درخواستهای درون سازمانی و برون سازمانی کارکنان.

مراجعات حضوری: شامل درخواست برای ملاقات حضوری با مدیر، رساندن پیام های حضوری به مسئول دفتر.

نوع مدیریت و سازماندهی آنچه که طرح شد بستگی به توانایی مسئول دفتر و نظام بخشی ایشان دارد به گونه های که ضمن انجام دادن و پاسخگویی به کل ورودی های فوق در عین حال از حجم کار مدیر کاسته شود و افزایش توان حوزه مدیریت را به همراه دارد. حتما" سابقه ارسال نامه به سازمان یا شرکت یا واحدی را داشته اید که یا بی جواب مانده و یا درصورت پیگیری مسئول دفتر مربوطه از ورود نامه شما به مجموعه اش اظهار بی اطلاعی کرده و یا بدتر اینکه خبر مفقود شدن نامه را به شما میدهد. این نوع نحوه پاسخگویی یک مسئول دفتر عدم عالقه مندی وی به شغل خود، بی مسئولیتی ولاقیدی نسبت به امور محوله و نیز عدم توانایی فرد در اداره حوزه تحت اختیارش را نشان میدهد. هیچ مراجعه تلفنی نباید بدون پاسخ بماند حتی اگر پاسخ منفی و یا دلخواه مراجعه کننده نباشد.

 بلاتکلیف گذاردن فرد و ندادن پاسخ از ضعف های مدیریت دفتری است. پیگیری مسئول دفتر در مقابل مراجعات یاد شده اطمینان قلبی را برای مراجعه کننده و طراوات را برای حوزه کاری و در نهایت مجموعه واحد به ارمغان می آورد. یکی از خصوصیات مورد نیاز برای احراز پست مسئولیت دفتر یک حوزه مدیریتی، داشتن ظرفیت بالای  مسئول دفتر در مواجهه با افراد، شخصیت ها، رفتارهای مختلف، معضلات، کمبودها، نقایص احتمالی و… است که در قالب سعه صدر در اوج خستگی و حجم تراکم کارها با رویی گشاده و پرتوان در برخوردها پاسخگو باشد. و با ایجاد آرامش و جلوگیری از تشویش به انجام امور بپردازد. نکته مهم و پیشنهادی شناخت وکسب اطالعات درباره سازمانها، وزارتخانه ها، شرکت ها، بنگاه های مختلف اقتصادی، اجتماعی فرهنگی، سیاسی و … بنا برجایگاه مدیر ارشد واحد و نوع ارتباطات وی از جمله موارد ضروری است که مسئول دفتر برای انجام دادن آن موظف به تهیه یک بانک اطلاعاتی در این خصوص است.

 

مقالات مرتبط
مینی تب
تحلیل آماری با نرم افزار مینی تب (Minitab) آشنایی با نرم افزار مینی تب مینی تب (به انگلیسی: Minitab)یک نرم‌افزار کنترل کیفیت آماری و مناسب برای پروژه‌های شش سیگما و بهبود کیفیت می‌باشد. این ...
نمونه ای از بازاریابی در صنعت گردشگری بازاریابی در صنعت گردشگری یک روند مدیریتی(اداری) شامل پیش بینی نیازها و جلب رضایت گردشگران فعلی و آتی است به طوری که اساساً شرکت های مسافرتی و عرضه کنندگان را در رقابت با ...
دوره ی ccna
آشنایی با شبکه های کامپیوتری و دوره ی ccna شبکه های کامپیوتری یک شبکه شامل مجموعه ای از دستگاهها ( کامپیوتر ، چاپگر و … ) بوده که با استفاده از یک روش ارتباطی ( کابل ، امواج رادیوئی ، ماهواره ) و به منظور اشتراک ...
مدیریت منابع انساني
نقش واحد مدیریت منابع انسانی در سازمان ها مدیریت منابع انسانی چیست؟ مدیریت منابع انسانی یا به اختصار منابع انسانی (به انگلیسی( Human resources: management: عبارت است از فرایند کار کردن با افراد، به طوری که این افراد و ...
مدیریت استراتژیک
مدیریت استراتژیک چیست؟ مدیریت استراتژیک مدیریت راهبردی یا مدیریت استراتژیک یک تجزیه و تحلیل در خصوص مسایل مهم سازمان می باشد و توسط راهبران ارشد سازمان به نمایندگی از مالکان ، به ...
مدیریت منابع انسانی
مدیریت منابع انسانی در سازمانهای پروژه محور چالش های مدیریت منابع انسانی یکی از بزرگترین چالش هایی که پروژه ها در دنیا با آن رو به رو هستند ، مدیریت مناسب آنها است . در واقع تعریف فعالیت ها در قالب پروژه های مشخص سبب می ...
دوره های آموزشی مرتبط
دوره-آموزشی-سازمان-های-یادگیرنده
تعداد ساعات دوره : 16 ساعت
نوع گواهینامه : وزارت علوم
نوع دوره : آموزش حضوری
قیمت :
دوره آموزش حضوری رفتار سازمانی
تعداد ساعات دوره : 16 ساعت
نوع گواهینامه : مدرک رسمی وزارت علوم
نوع دوره : آموزش حضوری
قیمت : 420,000 تومان
دوره-آموزشی-مدیریت-روابط-عمومی
تعداد ساعات دوره : 48 ساعت
نوع گواهینامه : مدرک رسمی وزارت علوم
نوع دوره : حضوری
قیمت : 580,000 تومان
دوره حمایت سازمانی
تعداد ساعات دوره : 8 تا 16 ساعت ساعت
نوع گواهینامه : مدرک رسمی وزارت علوم
نوع دوره : حضوری مجازی
قیمت :
مدرک HSE
تعداد ساعات دوره : 1 ماه 40 ساعت
نوع گواهینامه : مدرک رسمی وزارت علوم
نوع دوره : آموزش حضوری
قیمت : 300,000 تومان
دوره-اموزشی-هوش-هیجانی
تعداد ساعات دوره : 16 ساعت
نوع گواهینامه : وزارت علوم
نوع دوره : آموزش حضوری
قیمت :
نظرات شما
هنوز دیدگاهی ثبت نشده
تلفن مشاوره مشاوره رایگان