مدیریت زمان و راهکار های عملی

مدیریت-زمان

مدیریت زمان

زمان یکی از باارزش ترین منابعی است که در اختیار بشر قرار دارد. قدیمی ها میگفتند «وقت طلاست» اما امروزه میگویند " ارزش وقت بسیار بالاتر از طلاست ". شما در مورد زمان چگونه فکر میکنید؟ آیا به گفته های زیر اعتقاد دارید؟

  • زمان سرمایه ای ارزشمند است.
  • زمان کالایی کمیاب و محدود است.
  • زمان قابل خریداری نیست.
  • زمان قابل ذخیره سازی نیست.
  • افزایش زمان غیرممکن است.

 نگرشی تاریخی به زندگی بشر نشان میدهد که هر قدر انسان از نظر علم و تکنولوژی بیشتر پیشرفت میکند، به همان میزان اهمیت و ارزش زمان به عنوان یک منبع و سرمایه ذیقیمت بر وی آشکارتر میگردد. در طول تاریخ، بسیاری از بزرگان یکی از مؤثرترین عوامل دستیابی به موفقیت را استفاده صحیح و بهینه از فرصتهایی که در اختیار است، دانستهاند. کلام حضرت علی علیه السلام که میفرماید: «فرصت چون ابریست که میگذرد، پس از فرصت های نیکو بهره برداری کنید.» گواه همین مدعاست. اصولاً در فرهنگ اسلام عمر آدمی به یخ در گرمای تابستان تشبیه شده است که مدام در حال ذوب شدن میباشد. تأمل در مورد مسأله زمان برخی ویژگی های آن را بیشتر آشکار میسازد.

برای شرکت در دوره آموزشی مدیریت زمان کلیلک کنید

مدیریت، روش به گردش در آوردن کارهای یک سازمان اجتماعی یا صنعتی، از لحاظ اقتصادی، اداری، سیاسی، اجتماعی است. برترین مهارت مدیر و وظیفه اصلی او ایجاد توازن برای سلامت و بقای سازمان میباشد و یکی از مهمترین متغیرهای مدیریت عامل زمان است . هر چه ازنظر زمان بیشتر صرفه جویی شود، فرصت های آتی به نفع برنامه ریزی کلان و استراتژیک برای مسایل اقتصادی، اجتماعی، فنی و تکنولوژیک تغییر خواهد کرد.

وجه به این نکته بسیار مهم است که هیچ تغییری در میزان ساعات شبانه روز نمیتوان داد. ولی مدیریت میتواند با روزانه یک یا دو ساعت صرفه جویی در وقت، زندگی انسانها رابه تعادل برساند واز ایجاد فشار روحی جلوگیری کند. در دنیای تجارت و کسب و کار، زمان، معادل با تولید و خلاقیت است. برای نیل به اهداف مشخص و حرف های به زمان نیاز است و وقتی زمان از دست رفت در واقع کاری نمیتوان انجام داد.

اصول مدیریت زمان  هدف گزاری: برای کسب موفقیت در هر امری باید اهدافی تعیین شوند و در این اقدام باید سطح و زمینه اهداف مشخص گردند. اهداف باید مشخص، روشن، دقیق، مدون، قابل اندازهگیری و تحقق باشند.  تعیین اولویت: در صورت وجود اهداف متعدد باید اولویت هابرای اهداف منظور گردند.  رعایت اولویت: مدیریت زمان وقتی نتیجه میدهد که همیشه به ترتیب درجات اولویت کار انجام شود. حقیقت تا کار مهمتری زمین مانده است به کار کم اهمیت تر نباید دست زد.

 دسته بندی کارها از دیدگاه مدیریت زمان

  1.  کارهای مهم و فوری (اورژانس)
  2. کارهای مهم اما غیرفوری
  3. کارهای فوری اما غیرمهم
  4. کارهای کماهمیت و غیرفوری
  5. کارهای بیهوده و وقتگیر

 از میان همه این کارها باید بیشترین اولویت را به کارهای دسته دوم داد. انجام این کارهاست که انسانها را در زندگی موفق میکند. اگر چه معمولاً بدلیل آنکه با احساس فوریت همراه نیستند اغلب مردم به آنها اهمیتی نمیدهند و زمانی برای انجام آنها در نظر نمیگیرند. به طور مثال، اکثرمردم کشور ما، کاری مهم اما غیر فوری مثل مراجعه به پزشک و اطمینان از سلامتی خود را مرتباً به تعویق میاندازد تا سرانجام بیماری آنها را به سوی پزشک براند این مردم و هنگامی متوجه میشوند که وقت درمان گذشته است و پزشک هم نمیتواند کاری برای آنها انجام دهد.

قوانین مدیریت زمان

Gardiner وهمکاران در این رابطه دو اصل کلی رامطرح مینمایند:

1- قانون ٨٠,٢٠ Pareto

این اصل ابتدا توسط ویلفرد پارتو، اقتصاددان ایتالیایی معرفی شد. براساس این اصل ٨٠ % ارزش یک مجموعه ناشی از فقط ٢٠ %اعضای آن مجموعه است. یعنی این امکان وجود دارد که باصرف ٨٠ %از وقت خود تنها ٢٠ -%از نتایج حاصل شود

2- سیستم ABC

این سیستم مدیریت زمان استفاده گستردهتری دارد. در این سیستم کارها براساس اهمیت به درجات A ،B و C به صورت زیر تقسیم میشوند:

درجه A بدین معنی است که کار مورد نظر باید ترجیحا همین امروز و یا هر چه زودتر انجام شود. اگر کار انجام نگردد میتواند نتایج منفی داشته و در بعضی موارد آسیب جدی به سیستم مدیریت وارد کند

درجه  Bبدین معنی است که کار مورد نظر باید به زودی انجام گردد و اگر در زمان پیشبینی شده انجام نشود به درجه Aتبدیل خواهد شد. – درجه C بدین معنی است که کار مورد نظر میتواند بدون داشتن اثرات منفی به تعویق بیفتد. برخی ازاین کارها محدودیت زمانی ندارند ولی برخی دیگر میتوانند به کارهای درجه A یا B تبدیل شوند.

برای شرکت در دوره آموزشی مدیریت زمان کلیلک کنید

روش کار در مدیریت

راهکاری را که دانشمندان مدیریت زمان پیشنهاد میکنند دارای شش مرحله است این مراحل عبارتنداز:

  1.  نوشتن اهداف دراز مدت
  2.  تعیین درجه اولویت اهداف
  3.  خرد کردن اهداف به کارهای کوچکتر
  4.  تعیین ترتیب و درجه اولویت کارها
  5. تعیین برنامه زمانبندی انجام کارهای مهم
  6.  اقدام فوری و پیگیر طبق برنامه زمانبندی شده تا دستیابی به هدف

بی تردید سخت کوشی، سرعت در انجام فعالیت ها و ارزش گذاشتن به زمان و اوقات را چه در زندگی اداری و چه در زندگی خصوصی و اجتماعی به وضوح لمس میکنند. گوئی که از اوقات شان بیش از گنجایش واقعی اش استفاده مینمایند.

عوامل اتلاف وقت و شیوه مبارزه با آنها

  • مدیریت همراه با بحران: مدیریت همراه با بحران به معنای برخورد با بحران بعد از وقوع آنهاست. بهترین راه مقابله با بحران جلوگیری از وقوع آن میباشد. بهترین شیوه، پیشبینی بحران و برنامهریزی برای جلوگیری از وقوع آن است. چنانچه جلوگیری از وقوع ناممکن باشد کوشش باید در جهت کاستن اثرات آن انجام گیرد
  • تلفن، ضایع کننده تمام عیار وقت: مکالمات تلفنی عامل ایجاد گسستگی در روند کارها هستند. بنابراین برای هر تماس تلفنی باید یک محدودیت زمانی مشخص گردد و موضوعات اصلی محور صحبت ها باشد تا بدین وسیله در وقت صرفه جویی شود برنامه ریزی نامناسب: در مدیریت زمان تعیین هدف ها و اولویت های مربوط به کار از مهمترین امور به شمار میروند. بدون داشتن برنامه مکتوب، ساعات هدر میشوند
  • مهمان ناخوانده: مهمان ناخوانده ممکنست دوست یا همکار و یا حتی رئیس باشد. برای کنترل اثر مهمان ناخوانده باید ابتدا تا حد امکان دریافت که وی چه میخواهد؟ آنگاه باید با توجه به موقعیت یکی از موارد چهارگانه زیر را انتخاب کرد: ١ درخواست مهمان ناخوانده را ارزیابی کرد. ٢ برای وقت دیگری با او قرار گذاشت. ٣ پیشنهاد کرد موضوع را با شخص مناسبتری مطرح کند. ۴ تشویق کرد که خود راه چارهای بیندیشد
  • ناکفایتی در واگذاری کار به دیگران: به منظور بهره وری بیشتر باید به افرادی که انجام امور به آنها واگذار میشود آموزش های لازم را داد، و همراه با واگذاری مسؤلیت، اختیارات هم باید به افراد تفویض گردد و جریان امور دنبال شود.
  • فقدان انضباط شخصی : انضباط شخصی یکی از واژههای مهم مدیریت زمان است. برای انجام دادن کار و رساندن آن کار تا مرحله نهایی، به انضباط و نظم نیاز است. یکی از دلایل عمده بینظمی، ضعف جسمانی و یا حتی خستگی است. با داشتن استراحت کافی و برخورداری از یک تغذیه مناسب میتوان از بروز ضعف جسمانی جلوگیری کرد
  • ناتوانی در گفتن  نه : بسیاری از انسانها در گفتن  نه  ضعیف هستند.قدرتمندترین عامل مدیریت زمان در جهان یک واژه دو حرفی کوچک یعنی  نه  است. عوامل و دلایل متعددی وجود دارد که مردم قادر به گفتن  نه  در قبال درخواست دیگران نیستند. بهترین شیوه برخورد با این عادت که بطور خودکار، به  آری  گفتن زمانی که میخواهید  نه  بگوئید، می انجامد اجرای مراحل زیر است.
  •  گفتن مؤدبانه  نه  درمقابل درخواستهای نامعقول.
  •  آوردن دلایل منطقی برای موجه نشان دادن کلمه نه.
  •  ارائه راه حلهای تازه یا راه حل های معقول دیگر برای نشان دادن حسن نیت
  • کارمندان بی کفایت: مسئله بیکفایتی کارکنان از دو جنبه بیکفایتی ناشی از کمبود نیروی انسانی و بیکفایتی از نظر فقدان مهارتهای لازم مطرح میباشد، که هر دو جنبه آن مشکلآفرین است. در یک سیستم موفق، کار آمدترین روش برای مقابله با مشکل کمبود نیروی انسانی، آن است که کارکنان را یاری دهند تا از روشهای مدیریت زمان بهره گیرند. یعنی از کمترین زمان بیشترین نتیجه را به دست آورند. ضعف آموزش، موضوع دیگری است که در رابطه با بی کفایتی کارمندان مطرح میباشد. مسؤولیت آموزش مطلوب به کارکنان از وظایف مدیران است. مدیریت باید با کمک واحد جذب نیروی انسانی نیازهای آموزشی را مورد لحاظ قرار داده و برنامه آموزشی تنظیم کند و نتایج حاصله را مورد ارزیابی قرار دهد.

برای شرکت در دوره آموزشی مدیریت زمان کلیلک کنید

برای صرفه جویی دروقت رهنمود زیرمیتواند کمک کننده باشد

  •  زنده کردن وقت مرده: انتظار طولانی در صف های گوناگون، در مطب پزشکان، آزمایشگاهها، آرایشگاهها و… از مصادیق وقت مرده است. این اوقات را باید با مطالعه کتب و مجلات مفید یا نوشتن نامه یا گزارش و… زنده کرد. تفکر مثبت از باارزشترین مصارف وقت مرده است
  •  استفاده از وقت سفر: اگر از پیش برای چگونگی گذراندن اوقات سفرها برنامهریزی به عمل نیاید، به احتمال زیاد وقت بسیاری تلف خواهد شد. کاراندیشان خردمند سفارش میکنند که باید همیشه مقداری  توشه راه  از جنس کتاب و سایر خواندنیهای مفید در سفر به همراه داشت.
  •  کم کردن وقت خواب: خواب انسان اگر از حد ضرورت بگذرد حاصلی جز غفلت و بیخبری ندارد. پیش از رسیدن خواب ابدی، ساعات و دقایق بیداری زندگی را باید دریافت. ضربالمثل است که میگوید: قطره قطره جمع گردد وانگهی دریا شود. با کاستن نیم ساعت از خواب روزانه، معادل ١٨٢/۵ ساعت وقت در سال صرفه جویی میشود که برای هشیاران گنجینه پر بهایی است.
  • استفاده از اوقات فراغت: در تعریف یک فرد یا جامعه متمدن آمده است چنانند که از اوقات فراغت خود بیشترین بهره را میبرند. از مصارف ضروری کسب معاش و استراحت و خوردن و رفت و آمد که بگذریم، جا دارد که از باقیمانده وقت در شبانه روز برای انجام هر کاری که مفید به حال و آینده است استفاده شود.
مقالات مرتبط
مدیریت پروژه مدیریت پروژه رشته مدیریت پروژه در واقع مجموعه‌ای از مهارت‌ها،ابزارها، دانش، تکنیک‌ها، آموخته‌ها، بینش‌ها و مشاهداتی است که تقریباً از هر صنعت و ...
دوره های آموزشی مرتبط
کارگاه-مدیریت-زمان
تعداد ساعات دوره : 16 ساعت
نوع گواهینامه : وزارت علوم
نوع دوره : آموزش حضوری
قیمت :
نظرات شما
هنوز دیدگاهی ثبت نشده
تلفن مشاوره مشاوره رایگان